Performance-Killer Formular- und Listenchaos, grassierende „Versionitis“ oder lokale Daten-Silos: Ist die Vernetzung der Arbeit das Ende von MS Excel- und Access?

Von: Sebastian Paulke

Insellösungen für Tabellenkalkulation und Datenbanken wie z.B. Excel und Access werden in der vernetzten Wirtschaft zunehmend zur Performance-Bremse: Sie sind ungeeignet, dynamische Prozesse abzubilden, verteilte Teams zu unterstützen oder in lokalen Daten-Friedhöfen gespeichertes Wissen allgemein zugänglich zu machen. Immer mehr Unternehmen suchen daher nach zentralen, multi-client fähigen online-Datenbankanwendungen als Ersatz für Excel und Access, um Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Schwarze (Daten-)Löcher aufzubrechen. Die Bandbreite möglicher Lösungen reicht von kostenlosen OpenSource-Lösungen wie Google-Docs bis zu Enterprise 2.0-fähigen Frameworks wie Microsoft-Sharepoint, SAP oder Oracle Application Express (APEX).

Düsseldorf, den 09.11.2009, von Sebastian Paulke – Aktuellen Studien wie „Enterprise Team Collaboration: Kollaborieren oder kollabieren?“ www.team-collaboration.net zufolge ist gut die Hälfte (55 %) der User von IT-Silos wie Excel oder Access nicht mit deren Leistung zufrieden: 36 Prozent kommen gerade „teils, teils“ damit zurecht, fast zwanzig Prozent halten die Software für unzureichend (17 %) oder für völlig ungeeignet (2 %). 71 Prozent geben an, in ihrem Unternehmen sei Dokumentenmanagement ein Fremdwort.

Kein Wunder, dass der Stress steigt und die Arbeitsleistung sinkt: 84 Prozent der Befragten geben an, ihr Büro-Alltag sei in den letzten Jahren „etwas“ (34 %) oder „deutlich“ (50 %) stressiger geworden, 31 Prozent können nach der Arbeit nicht mehr abschalten – 41 Prozent zeigen nach Ansicht der Wissenschaftler bereits "massive Anzeichen einer chronischen Erschöpfungssymptomatik".

Und auch die Unternehmen leiden an den Unzulänglichkeiten von Daten-Silos: Nach einer Berechnung der Analysten von IDC summieren sich alleine die Kosten, die im Zusammenhang mit der Suche nach Dokumenten oder Informationen stehen, auf bis zu 20.000 Euro pro Wissensarbeiter im Jahr.

Eine besonders günstige und schnell zu implementierende Lösung für Prozesse, die von Excel oder Access in webbasierte Lösungen migriert werden sollen, bietet nach Ansicht von Fachleuten das Oracle-Framework APEX, denn es ist lizenztechnisch bereits in allen Oracle Datenbanken enthalten: „ Damit lassen sich vergleichsweise einfach bestehende MS-Excel oder Access-Anwendungen ablösen, ein Berichtswesen einführen, Webformulare entwickeln oder Extranetportale errichten, ohne dass gleich hohe Lizenz- und Entwicklungskosten entstehen,“ so Niels de Bruijn, Leiter Competence Center Portale bei der rheinischen MT AG www.mt-ag.com, die Kunden von der Apothekerbank bis hin zu Vorwerk oder Westfleisch beim Management und der Weiterentwicklung geschäftskritischer IT-Prozesse und -Systemlandschaften unterstützt.

Als Beispiel für einen sehr effizienten Einsatz von APEX nennt de Bruijn das neue „Translation Administration Tool“ der Metro Group, mit dem der Handelsriese die länderspezifischen Adaptionen seines Lieferantenportals „Metro Link“ managt: „ Vor der Einführung der APEX-Lösung nutzte die Fachabteilung zur Verwaltung der Texte und Übersetzungen eine Lösung auf Basis von Microsoft Excel. Das lag nahe, denn Excel ist auf jedem PC installiert und den Mitarbeitern vertraut. Aber durch die rasant wachsende Menge an Übersetzungen wurde die Administration zunehmend komplexer und unübersichtlicher,“ so der Fachmann für Unternehmensportale.

Um die Wirtschaftlichkeit einer webbasierten Lösung auf Basis des APEX-Frameworks zu ermitteln, ließ die Metro Group zunächst eine Machbarkeitsstudie erstellen. Dann wurde ein Prototyp entwickelt, um darzustellen, wie die Anwender künftig mit der Webanwendung arbeiten würden und welche Vorteile sich im Bereich der Benutzerfreundlichkeit dadurch ergäben. Basierend auf den Ergebnissen der Studie und den Erfahrungen mit dem Prototypen wurde schließlich eine maßgeschneiderte Lösung mit APEX realisiert. „ Aufgrund des deklarativen und flexiblen Ansatzes von Oracle Application Express konnte die Anwendung innerhalb kürzester Zeit realisiert werden. Das Ergebnis spricht für sich: Mit dem neuen System können jährlich ca. 20% der Kosten und zusätzlich 30 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden,“ so de Bruijn.

Björn Feuerstake, Head of Supplier Collaboration Solutions bei der Metro Group, zeigt sich denn auch sehr zufrieden mit den Ergebnissen des APEX-Translation Administration Tool-Projekts: „Von der Idee über die Machbarkeitsstudie bis zur Realisation: Unsere neue Weblösung für das Übersetzungsmanagement konnte in kürzester Zeit realisiert werden und der Budgetrahmen ist auch noch eingehalten worden. Der im Rahmen der Machbarkeitsstudie entworfene Prototyp war uns dabei eine große Hilfe. Er hat dafür gesorgt, dass wir unsere Anforderungen in kürzester Zeit formulieren konnten.“

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